Etätyön johtaminen on jopa yllättävän samanlaista kuin perinteisen työn johtaminen. Työnantajan velvollisuudethan eivät muutu etätyöhön siirryttäessä, mutta niiden täyttäminen siirtyy kasvokkain tehdystä johtamisesta Teamsiin, Zoomiin tai muihin etäyhteyksiin.

Tärkein konkreettinen toimenpide on laatia etätyöstä kirjallinen sopimus etätyöntekijän kanssa. Sopimusta laadittaessa noudatettavat säännöt ja käytännöt kirkastuvat, milloin etätyön johtaminen helpottuu. Tässä kirjoituksessa kerron tarkemmin etätyösopimuksen tekemisestä ja syistä, minkä vuoksi mikäkin ehto on hyvä sisällyttää sopimukseen.

 

Etätyöntekijän asema ei muutu

Etätyöntekijä on oikeudellisesti aivan samassa asemassa kuin työpaikalla työskentelevät. Hänet lasketaan mm. mukaan henkilöstön määrään, kun tarkastellaan työnantajan velvollisuutta esim. tasa-arvosuunnitelman laatimiseen tai yt-lain noudattamiseen. Työnantajalla on velvollisuus pyrkiä kehittämään myös etätyöntekijöiden välisiä suhteita, samoin kuin edistämään etätyöntekijän mahdollisuuksia suoriutua työstään.

Työnantajan velvollisuus huolehtia työturvallisuudesta on niin ikään voimassa, vaikka työntekijä työskentelisi etänä. Käytännössä etätyöntekijät tekevät yleensä tietotyötä, jossa näyttöpäätetyön ja huonon työergonomian aiheuttamat ongelmat ovat yleisiä. Työnantajan on pyrittävä poistamaan näitä haittoja myös siinä tapauksessa, että työntekijä työskentelee kotonaan.

Viimeistään uusi työaikalaki ankkuroi etätyöntekijän aseman lähelle tavanomaista työntekijää, sillä 1.1.2020 lukien kotona tehty työ on sisältynyt työaikalain soveltamisalaan. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että ylityökorvaukset voivat kertyä myös etätyössä.

Vaikka etätyöntekijän asema on oikeudellisesti lähellä perinteistä työtä tekevää, on etätyön johtamisessa tärkeää kiinnittää huomiota muutamiin seikkoihin. Parhaiten se onnistuu kirjallisen etätyösopimuksen tekemisellä.

 

Etätyön johtaminen alkaa sopimuksesta

Etätyöstä kannattaa tehdä kirjallinen etätyösopimus. Tämä on tärkeää sekä työntekijän että työnantajan oikeusturvan takia. Mitä selvemmin noudatettavat säännöt on sovittu, sitä vähemmän asioista yleensä syntyy riitaa tai muuta epäselvyyksiä. Samalla etätyön johtaminen helpottuu. Etätyösopimuksessa kannattaa sopia ainakin seuraavat seikat:

• sopimuksen voimassaoloaika ja irtisanominen
• työaika
• tietoturva
• raportointi

Etätyösopimuksen lisäksi voidaan sopia liukuvasta työajasta, jolloin työntekijä saa sopimuksen rajoissa määritellä itse työajan alkamis- ja päättymisajan.

 

Etätyösopimuksen voimassaoloaika

Etätyösopimus voi olla voimassa tietyn määräajan, tai se voidaan sopia olemaan voimassa toistaiseksi, jolloin sopimus voidaan irtisanoa irtisanomisaikaa noudattaen.

Etätyösopimus kannattaa laatia työsopimuksesta erilliseksi asiakirjaksi. Tämä järjestely mahdollistaa etätyösopimuksen muuttamisen ilman, että koko työsopimusta tarvitsisi neuvotella uusiksi.

 

Työaika ja vapaa-aika

Etätyösopimuksessa on erityisen tärkeää sopia työajasta ja työntekijän vapaapäivistä, jolloin työtä ei ole lupa tehdä. Selkeä sopimus mahdollistaa työntekijälle työ- ja vapaa-ajan erottamisen toisistaan, ja toisaalta etätyön johtaminen tulee mahdolliseksi. Kun työajasta on selkeästi sovittu, työnantaja saa varmuuden ajoista, jolloin työntekijälle voi soittaa.

Työajasta sopiminen on tärkeää myös sen vuoksi, että etätyön johtaminen pitää sisällään velvollisuuden työaikakirjanpidon laatimiseen. Korkein oikeus on vanhan työaikalain voimassaoloaikana todennut, että työnantaja on yleensä velvollinen pitämään huolen muun ohessa siitä, että työntekijän tekemien työtuntien määrä pysyy lain sallimissa rajoissa siinäkin tapauksessa, että työ tehdään kiinteän työpaikan ulkopuolella.

Joustotyöaikamallia sovellettaessa työaikalakiin on kirjattu nimenomaisesti, että työaikakirjanpidoksi riittää työntekijän itsensä ilmoittamat työtunnit. Tätä ei valitettavasti sovelleta etätyön osalta, minkä vuoksi velvollisuus työaikakirjanpidon tekemiseen on lain mukaan työnantajalla. Näin, vaikka etätyöntekijä työskentelisi kokonaan kotonaan. Velvollisuuden täyttämistä helpottaa huomattavasti se, että työajoista sovitaan selvästi.

 

Miten tietoturvasta huolehditaan?

Etätyösopimuksessa on usein hyvin tärkeää sopia tavoista, joilla pyritään varmistamaan työnantajan luottamuksellisen tiedon säilyminen luottamuksellisena.

Sopimuksessa voidaan sopia esimerkiksi paikat, joissa etätyötä saa tai ei saa tehdä, ja tavat, miten tietoturvasta huolehditaan. Voidaan esimerkiksi sopia, ettei etätyöntekijä saa työskennellä kahviloissa tms. julkisissa tiloissa silloin, kun hän käsittelee luottamuksellista tietoa. Luonnollisesti luottamuksellinen tieto on syytä määritellä tarkasti, sillä työsuhteen osapuolilla voi olla tästä erilaiset käsitykset.

Lisäksi voidaan sopia, kuinka työnantajan asiakirjoja tulee kohdella tietoturvan näkökulmasta; onko asiakirjat arkistoitava esim. lukolliseen kaappiin ja tuleeko kopiot tuhota tietyllä tavalla.

 

Raportointivelvollisuus tukee keskusteluyhteyttä

Etätyön johtaminen eroaa perinteisen työn johtamisesta siinä, ettei työnantaja tapaa työntekijää välttämättä pitkään aikaan. Tällöin raportointivelvollisuus ylläpitää keskusteluyhteyttä työpaikan ja työntekijän välillä. Etätyösopimuksessa on hyvä sopia määräajoista, jolloin työn edistymistä ja kuulumisia puolin ja toisin kartoitetaan.

Säännöllinen (etä)palaveri edesauttaa etätyön johtamista, mutta se voi myös vähentää yksintyöskentelyn aiheuttamaa kuormitusta. Työturvallisuuslain mukaan työnantajalla on velvollisuus pyrkiä lieventämään työntekijän kuormitusta, minkä vuoksi säännöllinen yhteydenpito etätyöntekijään voidaan nähdä myös keinoksi huolehtia työnantajavelvollisuuksista.

 

Tapaturmavakuutus on yllättävän suppea etätyössä

Työnantajan vakuutusten osalta on hyvä huomata, että pakollinen tapaturmavakuutus kattaa lähtökohtaisesti etätyössä vain työtehtävää suoritettaessa tapahtuneet vahingot. Eli vakuutus korvaa tapaturman, jos työntekijä kaatuu työtuolillaan tehdessään läppärillä töitä, mutta ei korvaa, jos työntekijä kaatuu käydessään jääkaapilla työnteon lomassa. Suoja on siis hyvin paljon suppeampi kuin työpaikalla voimassa olevassa tapaturmavakuutuksessa.

Saatavilla on lisävakuutuksia, jotka kattavat etätyössä sattuneet tapaturmat laajemmin.