Työntekijän irtisanominen on prosessi, jossa työnantajalla on useita velvollisuuksia. Nämä vaihtelevat jonkin verran sen mukaan, tehdäänkö työntekijän irtisanominen henkilöön liittyvillä perusteilla vai tuotannollisilla ja taloudellisilla perusteilla. Olen listannut tähän kirjoitukseen seikat, jotka tulevat kyseeseen molemmissa tapauksissa – eli aina, kun työntekijän irtisanominen tulee syystä tai toisesta ajankohtaiseksi.
Irtisanomisilmoitus
Työntekijän irtisanominen tulee lain mukaan tehdä henkilökohtaisesti, mikäli mahdollista. Jos henkilökohtainen irtisanominen ei onnistu, voidaan irtisanominen tehdä myös kirjeitse tai sähköpostilla.
Laki ei kuitenkaan edellytä irtisanomiselta kirjallista muotoa, eli irtisanominen on aivan yhtä pätevä, mikäli se tehdään suullisesti. Työntekijän irtisanominen on kuitenkin erittäin suositeltavaa tehdä kirjallisella irtisanomisilmoituksella, ja pyytää lisäksi työntekijää vahvistamaan ilmoituksen tiedoksisaanti allekirjoituksellaan. Näin irtisanomisajan alkaminen sekä työsuhteen päättymispäivä voidaan tarvittaessa myöhemmin näyttää toteen.
Jos työntekijä pyytää, tulee työnantajan antaa työsuhteen päättymisen syy ja päättymispäivämäärä työntekijälle kirjallisesti.
Työntekijän irtisanominen käynnistää irtisanomisajan
Jos toisin ei ole sovittu, irtisanomisaika määräytyy lain mukaan. Lain mukainen irtisanomisaika porrastuu työsuhteen keston mukaan 14 päivästä aina 6 kuukauteen. Portaikon (TSL 6:3 §) löydät täältä. Toisin sopimiselle on muutama rajoittava ehto:
- työntekijän noudattama irtisanomisaika ei voi olla työnantajan irtisanomisaikaa pidempi
- irtisanomisaika ei voi olla pidempi kuin 6 kk
Irtisanomisajasta voidaan sopia myös siten, ettei irtisanomisaikaa puolin ja toisin ole. Tässä tapauksessa työsuhde päättyy sen päivän tai työvuoron lopussa, jolloin irtisanomisilmoitus on annettu. Eli työntekijä on oikeutettu koko päivän palkkaan irtisanomispäivältä, vaikka irtisanomisaikaa ei olisikaan.
Työntekijällä on työntekovelvollisuus ja työnantajalla palkanmaksuvelvollisuus koko irtisanomisajan, ellei asiasta sovita toisin.
Mikäli irtisanomisaika on sovittu päivinä (esim. 14 päivää), on työsuhteen viimeinen päivä samanniminen viikonpäivä kuin työsuhteen irtisanomispäivä.
Jos irtisanomisaika on sovittu kuukausina, on työsuhteen viimeinen päivä saman numeroinen kuukaudenpäivä, jona irtisanomisilmoitus on annettu. Eli jos irtisanomisilmoitus on annettu 4.2.2020 ja irtisanomisaika on kaksi kuukautta, työsuhde päättyy 4.4.2020.
Lopputili tulee maksaa heti työsuhteen päättyessä
Jos toisin ei ole sovittu, lopputili tulee maksaa työsuhteen päättymispäivänä. Näin, vaikka päättymispäivä ei olisikaan työnantajan säännönmukainen palkanmaksupäivä, ja maksamisesta aiheutuisi ylimääräisiä kustannuksia.
Lain mukaan työntekijä on oikeutettu viivästyskoron lisäksi odotusajan palkkaan enintään kuudelta päivältä, mikäli työnantaja viivästyy lopputilin maksamisesta. Odotusajan palkka on määrältään työntekijän säännönmukainen palkka.
Työtodistuksen antaminen
Työnantajan on lain mukaan annettava työntekijälle tämän pyynnöstä työtodistus työsuhteen päättyessä. Perusmuotoiseen työtodistukseen kirjataan työsuhteen pituus sekä työntekijän tekemät tehtävät. Jos työntekijä pyytää ainoastaan työtodistusta, tulee työnantajan antaa tämä perusmuotoinen todistus ilman arviointeja tai työsuhteen päättymisen syytä.
Työntekijän nimenomaisesta pyynnöstä työtodistukseen kirjataan lisäksi arvio työntekijän taidoista ja käytöksestä, sekä työsuhteen päättymisen syy. Nämä kaikki seikat tulisi kirjata työtodistukseen, mikäli työntekijä pyytää laajaa todistusta. Työnantajalla ei siis ole velvollisuutta antaa työntekijän pyynnöstäkään sellaista todistusta, johon on kirjattu ainoastaan arvio vaikkapa käytöksestä, mutta jätetty arvio työtaidoista pois.
Suppea todistus tulee antaa työntekijän pyynnöstä vielä 10 vuotta työsuhteen päättymisen jälkeen. Laaja todistus tulee antaa, mikäli työsuhteen päättymisestä on kulunut enintään 5 vuotta.
Työntekijän irtisanominen ja GDPR
Työnantaja saa säilyttää työntekijän henkilötietoja ainoastaan silloin, kun niiden säilyttäminen on tarpeen työnantajavelvollisuuksista huolehtimiseksi. Tarpeettomiksi käyneet tiedot tulee GDPR:n mukaan poistaa.
Työsuhteen päättyessä työnantajan tarve työntekijän tietoihin muuttuu. Ainakin työntekijän pankkitilin numero sekä tiedot hätätilanteita varten kirjatuista henkilöistä käyvät tarpeettomiksi, ja ne tulee poistaa.
On kuitenkin useita tietoja, joita työnantaja tarvitsee työntekijän irtisanomisen jälkeenkin. Näitä ovat esimerkiksi tiedot, joita työnantaja tarvitsee antaakseen työntekijälle työtodistuksen jopa 10 vuotta työsuhteen päättymisen jälkeen. Lisäksi työntekijällä on työsuhteen jälkeenkin mahdollisuus esittää vaatimuksia työnantajalle vaikkapa väärin maksetuista palkoista tai vuosilomista, joten työnantajalla on peruste säilyttää tarpeelliset tiedot kanneaikojen ajan mahdollisia jälkiselvittelyjä varten.
Tarvitsetko apua irtisanomisessa?
Exit management -palveluni on siinä tapauksessa sinua varten. Katso palvelustani lisää täältä.